Как делается Переучет? Регулярный полный пересчет товара Особенности проведения инвентаризации в магазине одежды

Инвентаризация магазина

Инвентаризация в магазине — одна из обязательных операций, которую проводит каждый магазин. Инвентаризация в магазине позволяет выявить: недостачи и излишки, пересортицу, брак и порчу товара.

В процессе инвентаризации магазин не только корректирует остаток, подсчитывая недостачу и излишки, а ещё и делает вывод о том, какие товары залеживаются на складе. На основании инвентаризации проще принимать решения о выводе линейки товаров из ассортимента или о замене её на более оборачиваемый товар.

Когда проводится инвентаризация в магазине

Сроки и даты каждой плановой инвентаризации в компании устанавливаются руководством. При этом следует понимать, что эти сроки могут меняться в зависимости от специфики магазина. Так, в продуктовом магазине рекомендуется проводить инвентаризации не реже, чем раз в неделю. Для магазинов с непродовольственными товарами периодичность может составлять раз в месяц. Есть некоторые обязательные условия проведения инвентаризации, которые не зависят от типа магазина и описаны в Положении о бухгалтерском учете и отчетности.

Примером таких обязательных условий являются:

смена материально-ответственных лиц,
передача имущества в аренду,
факты хищения или порчи,
ликвидация организации и некоторые другие.

Чтобы инвентаризация не приводила к отрыву от основной деятельности или даже к временному закрытию магазина, компаниям рекомендуется проводить периодические внеплановые проверки остатков по некоторым группам товаров. Такие проверки могут быть приурочены к срокам закупки этих групп товаров. Также они могут проводится с привлечением сторонних лиц. В любом случае, чем меньший объем ассортимента приходится пересчитывать, тем точнее, удобнее и быстрее проходит инвентаризация в целом.

Порядок инвентаризации

Проведение инвентаризации можно условно разделить на четыре больших шага. Каждый из шагов характеризуется оформлением обязательных документов: актов и ведомостей.

Процесс выглядит следующим образом:

Сначала пересчитываются и оцениваются фактические остатки в магазине, по этим остаткам заполняется инвентаризационная опись.

Если по инвентаризационной описи фиксируются какие-либо отклонения (излишки или недостатки, а также несоответствие качеству товара), то требуется оформление актов для каждого из видов отклонений.

Все составленные документы передаются для фиксирования в бухгалтерию, где составляется общая сличительная ведомость.

По результатам этой ведомости подводятся окончательные итоги инвентаризации. К ним относятся непосредственные изменения в учете (оприходование излишков и списание недостачи), а ущерб, если таковой был зафиксирован, взыскивается с материально-ответственных лиц.

Рассмотрим эти шаги чуть подробнее, а также отметим, какая документация требуется на каждом шаге.

Шаг 1. Подготовка инвентаризации, приказ о начале, определение и сбор комиссии.

Самым первым в списке документов стоит Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22), который подписывается руководителем компании. В комиссию обязательно должны войти материально-ответственное лицо и бухгалтер, либо руководитель, который указывает себя в различных ролях. На данном этапе очень важно, чтобы работники магазина или склада, которые имеют дело с определенным в инвентаризации товаром, не знали о начале проверки, чтобы избежать случаев вмешательства или влияния на результаты. Если инвентаризация проводится в каком-то одном отделе магазина, то он временно закрывается, так как продавать или перемещать товар во время пересчета строго запрещается.

Шаг 2. Непосредственное проведение инвентаризации с фиксацией результатов.

Документ, который требуется на этом шаге, называется Инвентаризационная опись ТМЦ (ИНВ-3). Члены комиссии в этой описи в графе «Фактическое количество» должны отразить реальные остатки товаров, которые они пересчитывают. После завершения подсчетов опись подписывается всеми участниками комиссии. На этом этапе может потребоваться не только штучный пересчет товаров, но также взвешивание и дополнительные измерения, это зависит от специфики самого товара. Все пересчеты намного проще проводить, если в этой описи заранее будут распечатаны расчетные данные из учетной системы. Опись составляется в двух экземплярах (одна — для бухгалтера, другая — для материально-ответственного лица), заполняется вручную и не допускает исправлений.

Шаг 3. Сверка результатов инвентаризации с данными учета.

Данную сверку как правило проводит бухгалтер по данным описи, составленной на втором шаге. По результатам сверки оформляются несколько документов, в зависимости от того, какие отклонения были зафиксированы в момент инвентаризации. Само наличие отклонения обязывает бухгалтера сформировать Сличительную ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (ИНВ-19). В ней фиксируется все отклонения фактического количества от учетного. Дополнительные документы, которые могут понадобиться оформить по результатам инвентаризации: Акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути (ИНВ-6), Инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение (ИНВ-5), Акт о списании товаров (ТОРГ-16). Случаи, когда эти документы нужно оформить, следуют из их названия.

Шаг 4. Подведение итогов, внесение изменений в учетные данные.

На последнем шаге мы подходим к тому, для чего инвентаризация, собственно, и проводилась. Необходимо, чтобы учетные остатки стали совпадать с реальными. Для начала руководителем составляется приказ об утверждении результатов. Именно на основании этого приказа можно назначать виновных, а также вносить изменения в бухгалтерский учет. Бухгалтер составляет итоговую Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26), где отражаются все излишки, недостатки, пересортица, испорченный товар и прочее. Подводятся суммовые итоги, по которым можно делать выводы о том, превышают ли убытки по товарам нормальные значения или нет. Ведомость подписывается всеми участниками.

Решение вопросов с недостачей, излишками, браком

Важным вопросом после проведения инвентаризации является определение всех причин отклонений. Требуется принятие решения о том, какая часть убытков будет списана на кражу покупателей, какая часть возникла по вине продавца или кассира. Такие вопросы обычно решаются заранее регламентированными способами внутри каждого магазина путем составления так называемых норм естественной убыли товара. Грамотный анализ всех причин позволит руководителю принять решение о необходимости внести каких-либо изменений в работу склада или магазина, а также использовать их при планировании дальнейшей работы.

Как Бизнес.Ру помогает при проведении инвентаризации в магазине

Основная задача учетной системы — помочь провести инвентаризацию как можно быстрее, проще и с наименьшим числом ошибок. Конечно, основной подсчет должен проводиться вручную, но такие операции, как формирование ведомостей, актов и внесение изменений в учет, система поможет сделать в разы быстрее.

Перед началом инвентаризации можно быстро сформировать и распечатать в Бизнес.Ру для комиссии учетные остатки, которые будут своеобразным ориентиром при подсчете. Эти остатки могут быть сформированы как для всего магазина (для общей инвентаризации), так и по конкретной группе товаров (при частичной инвентаризации). В эту же ведомость после подсчета будут вноситься данные по отклонениям. На этом этапе тоже есть несколько способов упростить работу по заполнению.

Во-первых, при незначительных отклонениях намного удобнее сначала автоматически заполнить графу «Фактические остатки» равным учетным, а в строки с отклонениями ввести вручную нужные изменения. Так, например, если у вас инвентаризация затрагивает несколько сотен позиций товаров, из которых отличаются остатки только у десятка, то нет смысла тратить время на ручное копирование одинаковых чисел. Просто откорректируйте отклонения у десятка требуемых позиций и сверьте общий итог.

Во-вторых, вы можете воспользоваться разными способами загрузки данных описи в Бизнес.Ру. Наиболее распространенным является способ загрузки из обменного файла. Это может быть текстовый файл из ТСД, которым вы производили сканирование штрихкодов на складе, а также Excel-файл, если ведомость заполнялась, например, с планшета. Инвентаризация в Бизнес.Ру также поддерживает ввод остатков напрямую со сканера штрихкодов, но это может быть не всегда удобным, если склад большой и по нему требуется перемещаться.

В-третьих, для отражения изменений в учете по результатам инвентаризации достаточно в один клик оформить на основании Инвентаризации такие документы как Списание и Оприходование. Система Бизнес.Ру при формировании этих документов проверить, по каким товарам требуется корректировка, вам же останется только указать причину.

Необходимые бланки можно распечатать из имеющихся в системе, а также загрузить собственные, если для специфики вашего магазина есть такая потребность. Кроме того, копии реальных документов, заполненных вручную и отсканированных, мы рекомендуем прикреплять к соответствующим документам в Бизнес.Ру в качестве комментариев с вложениями. Это поможет вам всегда найти «хвосты» при ошибочном внесении данных. Подобным образом можно организовать электронный архив и хранить его неограниченное время.

Основа переучета

Инвентаризация основывается на сравнении двух количеств – отраженное в программном продукте и пересчитанное количество на складе. На основе разницы формируется документ с конечной суммой, которая может быть положительной при излишке, или отрицательной, при недостатке определенных материалов.

Переучет в настоящий момент

Практически, переучет осуществляется только в настоящий момент. Количество сравнивается с подсчитанным, и сразу же формируется разница. Если текущее состояние изменится, то результаты переучета не будут правильными, т.к. сравнение не отразит настоящее состояние.

Переучет задним числом

Практически переучет задним числом является нереальной задачей. Следующим примером можно понять невозможность правильного вычисления разницы:

В понедельник утром есть 10 штук Товара 1;
В понедельник в обед есть 7 штук Товара 1, 3 штуки проданы;
В понедельник после обеда есть 17 штук Товара 1, 10 штук оприходовано;
В понедельник вечером есть 15 штук Товара 1, еще 2 продано.

В этот момент, если в операции указываем, что в понедельник было пересчитано 13 штук, тогда не будет ясно к какому моменту относиться этот переучет. Если он был сделан к началу дня, то разница составляет +3 (избыток), если к концу дня, то разница будет -2 (нехватка). Здесь важно обратить внимание, что этот пример не относится к определенному программному обеспечению.

Полная ревизия

В программных продуктах Microinvest есть специальная настройка «Полный переучет». Особенное значение имеет понимание ее действия, т.к. она работает по требованиям инвентаризации магазинов. При стандартном переучете предполагается, что в одном документе отмечается только разница в количестве товара. Если нет разницы в количестве, товар не участвует в операции. Но таким образом, если одного товара не хватает на складе, то операторы его не считают, и он тоже не участвует в операции, и переучет с этим товаром практически не осуществляется. Это в определенных случаях неправильно, т.к. товар существует, как количество в программных продуктах. Поэтому в магазинах используется функция «Полный переучет». Она работает следующим образом:

Весь товар обязательно пересчитывается;
Осуществляется одна единственная операция - переучет;
Товар, который не участвует в документах, считается как недостающий и его количество сводится к нулю.

Таким образом, после такого переучета остается только пересчитанное количество товара.

Особенности

При сохранении документа Переучета сохраняется только разница в количестве. Это совсем стандартная технология, так как сущностью переучета является отражение разницы товара. При наличии 10 000 наименований с разницей в 50 из них будет логично записать только различные 50 наименований с их параметрами. Также переучет не может редактироваться в виде, в котором был введен. Можно менять разницу между товарами, но не предыдущее состояние. Продукты Microinvest позволяют осуществлять переучет по частям, т.е. отдельный переучет по отдельным наименованиям.

Некоторые полезные ресурсы

Документация по всем продуктам;
Форум технической поддержки Microinvest , где Вы сможете быстро получить ответ на интересующий вопрос;
Примеры автоматизации ресторанов и торговли на базе Microinvest в России и странах СНГ;
График предстоящих обучений в России и странах СНГ;
Программы для автоматизации ресторанов и кафе бесплатные полнофункциональные демо-версии продуктов Microinvest для ресторанного бизнеса;

Полный пересчет товара по всем зонам хранения проводится в магазине не реже одного раза в месяц в период с 1 по 17 число каждого месяца.

Сотрудники подразделения внутреннего аудита до 20 декабря предоставляют график проведения пересчетов товарных остатков для магазинов на предстоящий год. Директора магазинов обязаны обеспечить соблюдение определенных графиком сроков.

Полный пересчет товара также должен проводиться:

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,

при смене Директора магазина,

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества,

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

по иным причинам с согласия Менеджера по управлению регионом/Директора по розничной торговле и Контролера по товарным остаткам розничной сети.

В период с 21 по последнее число каждого месяца накладные с основаниями: инвентаризация, коррекция к инвентаризациям 1 учитывать запрещено. В случае невозможности спланировать проведение ежемесячного пересчета товарных остатков в установленные сроки, учет накладных на основе данных пересчетов возможен только при наличии у Директора положительного согласования в электронном письме от Территориального менеджера по управлению розничной сетью и Старшего Бухгалтера подразделения реализации (Менеджера Бухгалтерской Группы).

Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан:

проинформировать не менее чем за 14 дней до начала пересчета ответственного контролера по товарным остаткам о предстоящем проведении передаточной инвентаризации;

организовать присутствие на данном пересчете Директора, сдающего товарно-материальные ценности (ТМЦ) в магазине и Директора принимающего ТМЦ в магазине;

проконтролировать подписание и старым и новым директором пакета документов по результатам полного пересчета в соответствии с пунктом 8.5.р настоящего Руководства.

Магазины должны придерживаться сроков проведения ежемесячных пересчетов и графика по дивизионам 2 , если они проводят регулярный пересчет не полностью.

В случае изменений дат пересчета товара, пересчитываемого дивизиона или иных отклонений от установленных правил, Директор магазина должен проинформировать Контролера по остаткам товара не менее чем за 7 дней до проведения пересчета.

По согласованию с Директором по розничной торговле и Страшим аудитором по защите активов розничной сети, допускается отмена инвентаризаций на срок, не превышающий одного месяца.

Регулярный полный пересчет товара осуществляется при непосредственном участии Директора и под его руководством, силами персонала магазина (Администраторами, Кассирами, Продавцами, Кладовщиками, Мерчендайзерами и др.).

Директор магазина обязан обеспечить составление графика работы сотрудников таким образом, чтобы каждый сотрудник магазина принимал участие в пересчете товара не реже, чем один раз в шесть месяцев.

В случае участия в пересчете товара сотрудников других магазинов, директор магазина, в котором проводится ежемесячный пересчет, обязан зафиксировать количество часов отработанных данными сотрудниками и для возможности учета отработанного времени при расчете заработной платы, сообщить эту информацию Директору другого магазина, в котором работают эти сотрудники.

Регулярный полный пересчет товара осуществляется в часы, когда магазин закрыт для покупателей.

Магазины торговых комплексов с ежемесячным торговым планом меньше 5000000 рублей, по согласованию с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью могут производить регулярный пересчет товара в дневное время.

По согласованию с ответственным Контролером товарных остатков Директора магазинов с неснижаемым товарным остатком свыше 20 000 единиц имеют право производить регулярный пересчет товара по дивизионам, при этом директора магазинов с неснижаемым товарным остатком по дивизиону текстиль свыше 19 000 единиц имеют право производить регулярный пересчет товара по дивизиону текстиль в течение двух дней. Для получения информации о количестве неснижаемого товарного остатка подотчетного магазина Директор магазина направляет письменный запрос по электронной почте Эксперту по распределению товара. После получения данной информации Директор магазина обязан перенаправить письменный запрос по электронной почте ответственному Контролеру товарных остатков для принятия решения о возможности проведения регулярного пересчета товара по дивизионам. В таком случае ежемесячно производится пересчет товара одного из трех дивизионов. Магазины, осуществляющие регулярный пересчет товара по этой схеме, ежемесячно осуществляют пересчет единого для всех магазинов дивизиона, на основе единого расписания регулярного пересчета дивизионов.

Регулярный пересчет товара осуществляется с использованием переносных терминалов сбора данных (ПТСД). Директор магазина вправе, по согласованию с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью, осуществлять пересчет без использования ПТСД только в случаях технических проблем использования терминалов сбора данных (отсутствие достаточного количества либо неисправность сканеров, проблемы базы данных). Инструкция по использованию переносных терминалов сбора данных при проведении пересчета товара предоставляется Отделом IT, который также предоставляет необходимые разъяснения при возникновении вопросов.

Инвентаризационная ведомость должна создаваться отдельно на каждую имеющуюся в 1С зону хранения для возможности пересчета всего фактически хранящегося товара в торговом зале и подсобных помещениях магазина. Запрещено не создавать инвентаризационную ведомость на какую-либо из зон хранения магазина.

Умышленное сокрытие фактических результатов пересчета не допускается, является основанием для применения мер дисциплинарной и уголовной (в случае наличия признаков преступления) ответственности.

По завершению проведения ежемесячного пересчёта директор магазина предоставляет по электронной почте Контролеру по товарным остаткам и Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью документы по проведённому ежемесячному пересчёту: Опись товарно-материальных ценностей, Акт расхождений, учтённые расходные и приходные накладные. В случаях превышения лимита также предоставляются объяснительная записка, поясняющая причины превышения лимита и заполненный свод потенциальных краж.

По представлению Контролера остатков товара Территориальный менеджер по управлению розничной сетью назначает независимых экспертов для проведения регулярного пересчета товара и подтверждения факта корректности, учтенных данных в магазинах, которые показывают плохие результаты анализа товарных потерь.

В случае если в магазине уровень недостачи товара в себестоимости выше установленной нормы от продаж товара, то это свидетельствует о грубом нарушении всеми работниками магазина трудовых обязанностей и трудовой дисциплины.

Работники, виновные в образовании недостачи товара сверх установленного лимита, по итогам пересчета товара могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан не менее 1-го раза в год, поочередно посещать подотчетные магазины, с товарным остатком, превышающим 15000 ед., с целью контроля за правильностью проведения пересчета товара и качества выполнения подготовительных мероприятий. Правильность проведения пересчета товара подтверждается подписью менеджера по управлению территории на актах пересчета и описях товарно-материальных ценностей, сформированных при пересчете товара.

Каждая компания, на балансе которой находятся товарно-материальные ценности, регулярно проводит инвентаризацию товаров. При этом выполняется полный пересчет товаров на складе и сверка фактического количества с учетным. Во время инвентаризации могут быть выявлены отклонения: излишки, недостачи или пересортица товаров.

Рассмотрим документальное оформление пересчета товаров в программе «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11.3).

На складе проводится инвентаризация товаров. При пересчете обнаружены как недостача, так и излишек товаров: недостача двух аккумуляторных батарей и одна лишняя платформа. Необходимо зарегистрировать результаты пересчета в 1С.

Документ «Пересчет товаров»

Для инициирования процесса инвентаризации и фиксации ее результатов служит документ «Пересчет товаров». Откроем соответствующий журнал:

Склад и доставка / Излишки, недостачи, порчи / Пересчеты товаров

Если в информационной базе ведется учет по складам, то для просмотра журнала пересчетов товаров необходимо указать склад в соответствующем поле журнала. Просмотр осуществляется по конкретному складу.

Укажем склад и создадим новый документ пересчета.

Перейдем на вкладку «Товары». Здесь доступен отбор для автоматического заполнения пересчитываемых товаров.

В документе пересчета товаров по умолчанию установлен отбор номенклатуры по признаку «Количество не равно нулю». Возможно задание отбора по номенклатуре, сегменту номенклатуры, характеристикам, серии, количеству, назначению.

В примере оставим отбор, заданный по умолчанию, и нажмем «Заполнить по отбору».

Табличная часть заполнилась товарами, в графе «По учету» автоматически проставлено учетное количество. Графы «По факту» и «Отклонение» предназначены для внесения результатов пересчета.

Статусы документа «Пересчет товаров»

Документ «Пересчет товаров» может быть проведен в различных статусах, которые соответствуют этапам процесса инвентаризации.

Статус «Подготовлено» означает, что поступило распоряжение о пересчете товаров.
Статус «В работе» означает, что ведется пересчет товаров. По кнопке «Печать – Бланк задания на пересчет товаров» доступна распечатка бланка задания. Он предназначен для внесения фактического количества товаров на складе.

В примере сначала проведем документ пересчета в статусе «В работе».

Статус «Внесение результатов» означает, что процесс пересчета завершен, фактические результаты внесены в бланк задания. В 1С доступно внесение результатов в документ.

Для внесения результатов документ должен быть предварительно проведен в статусе «В работе».

Установим в документе пересчета статус «Внесение результатов», затем в графе «По факту» введем фактическое количество товаров. Графа «Отклонение» заполнилась автоматически для тех товаров, по которым есть излишек или недостача (в примере – аккумуляторная батарея и платформа). После заполнения проведем документ.

Статус «Выполнено» означает, что фактические результаты пересчета товаров зафиксированы в документе. Доступна печать результатов пересчета.

Проведем документ пересчета в статусе «Выполнено». По кнопке «Печать – Результаты пересчета товаров» сформируем печатную форму.

Мы зафиксировали результаты пересчета товаров. Чтобы выявленные недостачи и излишки были отражены в учете, необходимо оформить складские акты списания и оприходования товаров. Об этом рассказано в нашей статье . Читайте другие статьи об инвентаризации в 1С: и .

Для предотвращения временного саботажа переучета необходимо внедрять технологию переучета максимально быструю и точную, поговорим именно о методике проведения инвентаризации, включающей несколько этапов.

Этап 1. Подготовка учетной системы

В первую очередь необходимо закрыть период, восстановить базу, устранить наиболее вопиющие случаи некорректных движений, особенно отрицательные остатки, назначили исполнителей из независимых аудиторов и выбрали время переучета.

Считается очевидным, что переучет должен проводиться в неработающем магазине, например, ночью, однако бывают круглосуточные магазины, желающие провести учет без закрытия. Такая позиция неправильно, но если этого не избежать необходимо учесть несколько моментов:

на основании почекового анализа продаж выбирается время минимальной загрузки магазина;
если во время переучета производится приемка товара, то она должна проводиться в отдельно выделенное физически место, чтобы исключить перемешивание товарных запасов – переучтенных и принятых;
необходимо блокировать доступ к отдельным полкам на то время, пока на этой полке товар пересчитывается;
после завершения инвентаризации сумму выявленных недостач следует скорректировать на сумму продаж текущей смены;
оценка товара, который на момент инвентаризации находится в корзинках покупателей:
t - среднее время нахождения товара в корзинке покупателя (в среднем, около 30 мин), T – время проведения инвентаризации, и при этом время, в течение которого покупатель ходит по магазинам меньше времени инвентаризации. Соответственно, товар, который лежит в корзинках – положен туда в течение времени t , а весь товар, который был положен в корзины раньше уже продан и войдет в оперативную сводку. Следовательно наша задача состоит в том, чтобы оценить как раз именно t , а товар, который лежит в корзинках на момент оперативной сводки будет продан в течение следующего часа. Поэтому, если мы возьмем среднюю сумму продажи за этот час и умножим ее на t , то получим приблизительную оценку товара, который находится корзинках. Таким образом, для минимизации этой оценки следует выбирать время переучета так, чтобы оно не только начиналось, но и заканчивалось в момент минимальной загрузки магазина.

Этап 2. Пересчет товаров

Он должен быть произведен максимально быстро и максимально точно. В связи с этим, уже неотъемлемой частью работы любого магазина являются система штрихкодирования (с учетом размерной сетки, если мы говорим о магазине одежды или обуви) и использование терминалов сбора данных (с учетом весовых штрихкодов и штрихкодов упаковок, если мы говорим о продуктовой рознице).

На интуитивном уровне понятно, что пересчет товара происходит таким образом, что аудиторы с терминалами ходят по магазину и сканируют все товары.

Однако хочется внести уточнение: бригад, сканирующих товары должно быть две, в результате чего должно получиться два полных документа, куда входят все остатки и потом специальным инструментом «сравнение инвентаризаций» формируется картина из тех позиций, которые две группы посчитали по-разному. Такой подход снижает вероятность ошибки потому что даже если обе бригады допускают ошибку в пересчете позиций с одинаковой вероятностью, то вероятность того, что они одинаково неправильно посчитают одну товарную позицию равна 0,1% или даже меньше. Такая технология, конечно, порождает дополнительные временные затраты, но обеспечивает очень высокую точность пересчета товаров.

Альтернативный вариант пересчета товаров сохраняет вероятность ошибки, но значительно сокращает временные затраты на проведение инвентаризации. Технология подразумевает две группы сотрудников, одна из которых ходит по магазину, пересчитывает товары и клеит бумажки с количеством товара, а вторая бригада, оснащенная терминалами сбора данных сканирует штрихкоды и сразу же вводит количество товара в документ.

Подсчет весового товара можно считать двумя способами, если он не расфасован: либо расфасовать прямо в рамках инвентаризации, либо взвесить на весах и записать в специальный бланк с внутренним кодом товара (причем внутренний код должен быть на бланке обязательно, иначе перенесение остатков в базу превратится в настоящую пытку!). Учитывая, что позиций весового товара, как правило, в магазине гораздо меньше, чем остального, внесение в базу остатков, пересчитанных вторым способом, не займет много времени.

Пересчет прикассовой зоны можно облегчить следующим способом: кассиру необходимо провести через кассу все товары, сформирует документ специального вида и сбросит его в учетную систему, заполнив документ «инвентаризация».

Этап 3 Обработка результатов

Одним из важнейших вопросов, связанных с обработкой результатов является вопрос выявления фальсификаций, о которых могут свидетельствовать:

неправдоподобно красивые результаты переучета (скорее всего, результаты инвентаризации подогнаны под «нужные»);
отсутствие расхождений в группах товаров, популярных для хищения;
отсутствие расхождений в остатках товаров (скорее всего, сотрудники откуда-то получили данные об учетных остатках и подвели остатки под необходимые);
расхищения в остатках не связаны с популярными для хищения товарами;
контрольный пересчет с высокой вероятностью отличается от основного (свидетельствует о саботаже либо переучета, либо всего переучета в целом).

Этап 4. Меры по результатам анализа инвентаризации

Касательно расхождений, выявленных в рамках текущей инвентаризации, то по таким товарным позициям должна назначаться дополнительная неполная инвентаризация, которая займет намного меньше времени, и которую гораздо проще сделать внезапной. Кроме того, существуют инструменты, которые позволяют понять, по каким товарным позициям наиболее часто происходит списание по результатам всех инвентаризаций за некоторый период. Выявление таких позиций говорит о том, что воруют их постоянно и пересчитывать их необходимо чаще, чем другие, назначая внеплановые неполные инвентаризации по данным позициям и приучать персонал воровать меньше.